З чого починається тайм-менеджмент: прості організаційні стратегії для кожного

С чего начинается тайм-менеджмент: простые организационные стратегии для каждого

Вміння керувати своїм часом, бути організованим – цінний навик сучасної людини. Цю думку ми постійно відстоюємо в наших численних публікаціях, але сьогодні говоритимемо не про це. У даній статті мова піде про тих речах і звички, які заважають використовувати тайм-менеджмент більшості людей і перетворюють їх у скептиків у відношенні як теорії, так і практики управління часом. Тому, якщо ви коли-небудь починали планувати свою зайнятість, але через якийсь період розчаровувалися в методах і техніках і всі кидали – дочитайте цю статтю до кінця і спробуйте ще раз. Зібраний тут комплекс простих порад і прийомів не замінить собою повноцінну систему тайм-менеджменту, але зробить її впровадження у ваше життя більш органічним і дозволить відразу слідувати загальним для всіх них рекомендацій.

Що може і чого не може тайм-менеджмент

Всі ми розчаровуємося, коли щось йде не так, як ми планували і уявляли собі. Якщо розібратися в природі цих почуттів, то однією з можливих причин можуть бути спочатку завищені очікування, нереалістичні оцінки результатів. Так часто буває у багатьох початківців практикувати тайм-менеджмент. Прочитавши пару книг, доповнивши їх переглядом кількох лекцій, вони отримують необхідний базис знань, але перевірку жорстокою реальністю не проходять.

Причин може бути кілька. Не варто забувати, що фрілансер і офісний працівник, навіть використовуючи одну і ту ж методику управління часом, повинні підходити до цього питання по-різному. У людей інших професій все йде ще інакше: наприклад, у лікарів і вчителів робочий день не нормований і завантаження в різні дні може відрізнятися. У таких випадках налаштування гнучкості повністю лягають на ваші плечі. Від багатьох факторів залежить те, яких результатів ви зможете досягти, але те, що вони – поза сумнівом.

Така категоричність не безпідставна. Тайм-менеджмент можна порівняти з упаковкою валізи. Хтось вміщує в нього 3 костюма, 5 сорочок і 2 пари взуття, акуратно все розкладаючи, а хтось недбало кидає 2 костюма, пару взуття і 3 сорочки. При цьому його ємність однакова в обох випадках. Те ж саме і з управлінням часом: воно дає можливість грамотно управляти змістом, але не збільшує час.

Виходячи з цього, перше, що варто відзначити для себе: рецепт не означає готову страву. Побудова індивідуальної системи управління часом – ваша робота, наявні знання, прийоми і методики – лише цеглини, з яких ви робите кладку. Самого будматеріалу багато, але не весь він підходить для створення стійкої конструкції за вашим проектом. Тому, не бійтеся експериментувати і підбирати те, що максимально підходить вам. Книги Б. Трейсі і Дж. Моргенстерн є класикою літератури з тайм-менеджменту, але чи стосується абсолютно все, що в них написано?

Немає. Керуючи своїм часом, ви не заощадите 15 хвилин, які зазвичай витрачаєте на похід в магазин за хлібом. Але заощадите той же час, якщо заглянете в холодильник і напишете список покупок, тим самим додавши туди ще й молоко, яке закінчилося, і за яким довелося б йти вдруге.

Тайм-менеджмент не навчить вас уникати очікування зустрічей та інших пасток часу, спізнюються партнерів, не пронесе по повітрю над пробкою. Але покаже, як враховувати ці чинники і використовувати їх з користю для себе. І робити це можна досить просто.

З чого починається управління часом?

Насправді все складне – просто. Відкладіть в сторону гори бізнес літератури, навчальної будувати громіздкі механізми розподілу робочого часу. До них ви зможете повернутися вже відчули позитивні зміни, дати старт яким можна прямо зараз, якщо дотримуватися кількох правил.

  • Тайм-менеджмент неразделим з необхідністю вести списки справ. Щоб робити це максимально ефективно – записуйте все в одному місці. Це може бути програма для смартфона або ноутбука, або ж більш звичний щоденник/паперовий планувальник, але не може бути все відразу. Починаючи користуватися відразу декількома інструментами, ви ускладнюєте собі життя і ризикуєте вже до кінця першого дня заплутатися у своїх записах.
  • Використовуйте таймери і нагадування. Приступивши до якого-небудь заняття, часом так захоплюєшся, що геть забуваєш про все інше. Це не погана якість, але вміти переключати увагу потрібно. І найпростіший спосіб – використовувати таймери і спеціальні електронні органайзери (або ж банальний будильник).
  • Застосовуйте стікери. В діловий щоденник не завжди є можливість записати великий список покупок. Тому використовуйте стікер для його розширення. Крім того, якщо вам потрібно не забути про щось важливе, його можна приклеїти у стратегічно правильному місці, де він точно попадеться вам на очі. Наприклад, якщо вам потрібно не забути з ранку поставити прання, наклейте на дзеркало у ванній нагадування для себе. Прокинувшись з ранку, ви підете туди першим справою і точно його побачите.
  • Заведіть собі правило готуватися до всього заздалегідь. Збирайте портфель, сумку для тренування, папку на роботу ввечері, віднесіть в машину упаковані для відрядження речі напередодні. Перегляньте календар з записами днів народжень та інших важливих подій на початку місяця, підготуйте листівки і подарунки заздалегідь, щоб не думати про це в останній момент, коли можуть навалитися інші справи.
  • Вчіться порядку. Не в плані чистоти в будинку (хоча тут теж нічого поганого немає, навіть навпаки), а в тому відношенні, що ви завжди повинні знати, де які речі у вас знаходяться. Кладіть ключі, гаманець, телефон, сумку в строго відведених для цього місцях. Якщо ви так ніколи не робили, спочатку буде трохи важко привчити себе, але в майбутньому ви переконаєтеся наскільки це корисна звичка.
  • Завжди носіть годинник і аналізуйте свої витрати часу. Не можна контролювати те, що не можна виміряти, тому звертайте увагу на час частіше. Це привчить вас реально оцінювати витрати на різні види діяльності і посприяє тому, що ваші списки справ стануть більш конкретними і точними у визначенні часових рамок.
  • Уникайте багатозадачності. Останнім часом з’явилося багато робіт, що показують її вигоди, але для людини неорганізованого і незнайомого з більшістю постулатів (які навіть з урахуванням цього не гарантують високих результатів) – вона може виявитися непосильною ношею. Робіть одну річ за один раз, і все буде добре. Випробувати інші техніки ви зможете, коли досягнете прогресу.
  • Скажіть «ні» прокрастинації. Ми вже писали про деякі прийоми боротьби з нею, тут вкажемо лише на один аспект, який призводить до втрати часу. Ніколи не переривається. Сіли робити домашнє завдання, писати звіт або статтю для блогу – зосередьтеся тільки на ньому. Не думайте про те, що належить зробити щось ще, не відволікайтеся на інші заняття, працюйте строго відведений на це час дія.
  • Розробляйте запасний план. Наш час не завжди залежить тільки від нас. Партнер може запізнитися на зустріч, ви можете застрягти в пробці, справа може вимагати для свого вирішення зусиль не тільки від вас. Постарайтеся передбачити такі випадки і зайняти утворився вакуум іншими корисними справами. Наприклад, почніть розбиратися з поштою або зробіть кілька дзвінків, вивільнивши тим самим час, відведений на них у вашому списку пізніше.
  • Не переоцінюйте свої сили. Безсумнівно, те, що вам вдалося заощадити 30 хвилин в день, навчившись керувати своїм часом, є чудовим результатом. Але планувати на нього ще якісь справи варто обережно. Краще присвятіть цей відпочинку та саморозвитку.
  • Відгуки та коментарі

    Якщо у вас є власні стратегії управління часом, або ж ви хочете обговорити описані в цій статті – залиште коментар нижче.