Помилки в роботі, як їх уникнути

З моєї точки зору, помилка — це перешкода на шляху до реалізації якогось плану дій. Як відомо — перешкоду можна обійти, або подолати. В рамках статті, обійти перешкоду — це означає уникнути помилок, а подолати — це виправити наявні помилки та знайти нові.

У своїй роботі я дотримуюся підходу, при якому кращий варіант — це обхід помилок і їх максимальне скорочення.

Мета даної статті – показати, як можна підвищити свою продуктивність і професіоналізм шляхом зменшення числа помилок.

Важливість теми

Головне завдання будь-якої справи — зробити його максимально правильно. Неважливо, про якому масштабі йдеться: відділ, департамент або цілий бізнес — успіх виконання залежить від того, наскільки безпомилковими будуть ваші дії.

Кожна помилка має свою ціну, яку можна виразити, наприклад, в рублях.

Приклад:

Уявімо, що ваша заробітна плата 50 000 руб. в місяць. Тобто в середньому ваша зарплата буде дорівнює 2 500 руб. Відповідно у годину, ви заробляєте 312 руб. 50 коп.

Наприклад, ви виконуєте роботу, на яку необхідно витратити 3 години робочого часу, тобто вартість цієї роботи буде дорівнює 937 руб. 50 коп (312 руб. 50 коп. * 3 ч.).

Отже, робота виконана, але ви знайшли помилку або вам на неї вказали. Припустимо, виправлення займе годину робочого часу. У підсумку, ми маємо наступне:

  • Вартість часу, який витрачено на виправлення помилки — 312 руб. 50 коп.;
  • Вартість роботи — 937 руб. 50 коп.;
  • Загальна вартість роботи — 312 руб. 50 коп. + 937 руб. 50 коп. = 1 250 руб. 00 коп.

З прикладу видно, що помилка може збільшити вартість вашої роботи, а це впливає на прибуток компанії, в якій ви працюєте. Якщо через вас підприємство заробляє менше грошей, то від цього може постраждати ваша ділова репутація та професійна цінність.

Що потрібно робити

Суворий облік

Першим джерелом, де я зміг знайти інструмент вирішення, став звичайний журнал помилок операційної системи Windows. Принцип дуже простий. Будь-який збій, помилка або некоректна робота фіксується в спеціальному журналі. А далі ці дані можуть бути відправлені розробникам для виправлення.

За аналогією я став застосовувати такий же журнал у своїй роботі. Системні збої і некоректна робота – це помилки, а розробник – це я. Кожен запис має свої реквізити і ключові теги, за яким можна фільтрувати і консолідувати дані.

Такий інструмент дозволить в короткі терміни позбавитися від постійних і системних помилок. «Журнал реєстрації» стане цінним джерелом даних для вас і для ваших колег.

Приклад полів журналу:

Ошибки в работе, как их избежать

Детальна класифікація

Приблизно, після 2-х тижнів використання журналу, ви зможете перейти до наступного кроку. На цьому етапі необхідно провести аналіз даних і класифікувати помилки. В моєму випадку така класифікація виглядає приблизно так:

Ошибки в работе, как их избежать

У кожному конкретному випадку класифікація помилок буде різною. Але, для того щоб дати точку опори, поясню схему, зображену на малюнку №1.

У мене є певні ділянки роботи. На рисунку вони позначені як: «Договори», «Розрахунки», «Поточна робота», «Аналітика», «Впровадження». Для кожної помилки з даної категорії є своя класифікація, тобто вона може бути постійної, системної, критичної і допущеної з-за неуважності (допускається використання декількох визначень).

Постійні – це періодичні помилки, що виникають кожен раз в одному і тому ж місці з-за недостатньої кваліфікації працівника чи його завантаженості (наприклад: невірний вибір параметра продукту).

Системні – це помилки, що виникають у результаті невірного побудови бізнес-процесу або певної процедури (наприклад: в процедурі розрахунку пропущено необхідний пункт).

Неуважність – помилки, які пояснюються людським фактором, втомою і стресовими ситуаціями (наприклад: пропущені слова в документах, помилки).

Критичні помилки, що зачіпають найбільше число ділянок роботи (наприклад: помилки в розрахунках впливають на договори та поточну роботу).

Щоб бачити про які саме документи йдеться, я використовую теги, наприклад: «Котирування», «Додаткова угода», «Звіт» і т. д.

Як це працює

Після того, як ви стали заповнювати «Журнал реєстрації помилок» і систематично проводити роботу по аналізу внесених даних, ви помітите, що помилок, стало менше. Постійні та системні помилки стали явними, а критичні помилки не здаються такими страшними.

В чому ж підступ? Коли ви бачите помилку і розумієте, звідки вона виникла і яка її природа, з’являється можливість обходити ці помилки. З картою мінного поля йти по ньому не так страшно, як без неї. Метод обліку й класифікації помилок, описаний у статті, дозволяє створити карту помилок, використовуючи яку, ви підвищите свою продуктивність і станете більш цінним співробітником для роботодавця.

Автор: Іван Алтухов