У нескінченному потоці повсякденних справ з легкістю можна заплутатися, адже з кожним днем їх стає все більше. Незавершені вчорашні справи стають сьогоднішніми, а те, що ми не встигли зробити сьогодні, автоматично перекладається на завтрашній день. В результаті всіляких справ може накопичитися стільки, що потім не розбереш: що зроблено, що в процесі, а що ще тільки чекає свого часу.

Такі або докладні ситуації часто трапляються у людей, які не приділяють належної уваги процесу планування своєї діяльності. Природно, адже навички тайм-менеджменту і управління часом не вчать у школі, а багато батьки та інші люди, які виступають у процесі нашого розвитку в ролі вихователів, нерідко і самі толком не вміють планувати свою діяльність, хоча в цьому й немає зовсім нічого складного. Просто належної уваги не приділяється.

Однак на сьогоднішній день існує чимало відмінних технік планування, що дозволяють навчитися раціонально використовувати свій часовий ресурс і отримувати з цього процесу максимальну вигоду для себе. Але в цій статті ми не будемо розглядати всі ці техніки, а наведемо лише одну, яка відрізняється своєю простотою і ефективністю. Ця техніка називається «матрицею Ейзенхауера».

Матриця Ейзенхауера — це один із найпопулярніших інструментів тайм-менеджменту, який використовується безліччю людей по всьому світу: від звичайних працівників за наймом і менеджерів середньої ланки до керівників великих фірм та відомих на весь світ корпорацій. Основоположником цієї матриці є 34-й президент США Дуайт Девід Ейзенхауер. Як нескладно здогадатися, цей чоловік був дуже зайнятий і повинен був виконувати безліч всіляких справ, пов’язаних зі своєю діяльністю. З цієї причини він займався оптимізацією свого робочого графіка і списку виконуваних завдань. Підсумком його досліджень і стала розглянута нами матриця.

Сенс матриці Ейзенхауера полягає, головним чином, в тому, щоб навчитися грамотно розподіляти всі свої справи, відрізняти важливе від термінового, не термінове від найменш важливого, а також максимально скорочувати час на заняття будь-якими справами, виконання яких не дає жодних істотних результатів. Давайте ж поговоримо про те, як все це працює на практиці.

Суть матриці Ейзенхауера

Матриця Ейзенхауера являє собою чотири квадранти, основою яких служать дві осі — це вісь важливості (по вертикалі) і вісь терміновості (по горизонталі). У підсумку виходить, що кожен квадрант відрізняється своїми якісними показниками. У кожного з квадрантів записуються всі завдання і справи, завдяки чому утворюється гранично ясна і об’єктивна картина того, чим варто зайнятися в першу чергу, що – у другу, а що взагалі займатися не варто. Все це досить просто, але дати кілька пояснень зайвим не буде в будь-якому випадку.

Квадрант A: важливі і термінові справи

При ідеальному плануванні цей квадрант матриці повинен залишатися порожнім, оскільки поява важливих і термінових справ є показником неорганізованості і допущення завалу. Ця частина графіка заповнюється у багатьох людей через властиву їм ліні і неправильної розстановки пріоритетів. Звісно, часом такі справи можуть з’являтися у кожної людини, але якщо це відбувається щодня, то саме час звернути увагу на самодисципліну.

Отже, появи справ в квадранті A слід уникати. А для цього необхідно лише вчасно виконувати пункти інших квадрантів. Але якщо в перший квадрант що-то все ж і варто вписувати, то це:

  • Справи, невиконання яких негативно позначається на досягненні поставлених цілей
  • Справи, невиконання яких може стати причиною труднощів і неприємностей
  • Справи, які мають відношення до здоров’я

Важливо також пам’ятати про те, що існує таке поняття як «делегування». Це означає, що при появі у вашому квадранті A справ, які можна комусь передоручити, цією можливістю слід неодмінно скористатися для того, щоб якомога швидше врегулювати інші важливі і термінові справи.

Квадрант B: важливі, але не термінові справи

Другий квадрант заслуговує найбільшої уваги, т. к. справи, знаходяться саме в ньому, є найбільш пріоритетними та перспективними, і саме з них повинні складатися повсякденні завдання будь-якої людини. Помічено, що люди, які займаються переважно справами цього квадранта, досягають у житті найбільших успіхів, просуваються по службі, заробляють більше грошей, мають достатньо вільного часу і живуть щасливим і насиченим життям.

Зверніть увагу також і на те, що відсутність терміновості дозволяє підходити до вирішення будь-яких завдань більш зважено і конструктивно, а це в свою чергу дозволяє людині розкривати свій потенціал в повній мірі, самостійно продумувати всі нюанси своєї діяльності і управляти часовими рамками своїх справ. Але тут, крім всього іншого, потрібно пам’ятати, що справи, які знаходяться в квадранті B, якщо їх не виконувати своєчасно, можуть з легкістю потрапити в квадрант A, ставши ще більш важливими і вимагають якнайшвидшого виконання.

Досвідчені фахівці з тайм-менеджменту рекомендують включати в квадрант B всі поточні справи, пов’язані з основною діяльністю, планування і аналіз роботи, навчальні і спортивні заняття, дотримання оптимального графіка та режиму харчування. Тобто все те, з чого складається наша звичайна повсякденність.

Квадрант C: термінові, але не важливі справи

Справи, які знаходяться в цьому квадранті, здебільшого є відволікаючими і анітрохи не приближающими людини до намічених результатів. Нерідко вони просто заважають зосередженню на дійсно важливих завданнях і знижують ефективність. Головне при роботі з матрицею – не переплутати термінові справи з квадранта C з терміновими справами з квадранта A. Інакше утворюється плутанина і те, що повинно бути виконано в першу чергу, залишається на другому плані. Завжди пам’ятайте про своїх цілях і вчіться відрізняти важливе від другорядного.

До справ квадранта C можна віднести, наприклад, нав’язані кимось з боку зустрічі або переговори, святкування днів народження не дуже близьких людей, раптово виниклі клопоти по будинку, усунення не життєво важливих, але вимагають уваги відволікаючих факторів (розбилася ваза, зламалася мікрохвильова піч, перегоріла лампочка тощо), а також інші всілякі справи, які не просуває вас вперед, а тільки гальмують.

Квадрант D: не термінові і не важливі справи

Задачі, що відносяться до останнього квадранту, не приносять зовсім ніякої користі. У багатьох випадках корисно не тільки займатися ними в останню чергу, але і не займатися ними взагалі. Хоча знати про них неодмінно потрібно, оскільки саме вони є «пожирачами часу».

Цікава і ще одна особливість справ з даної групи: вони є дуже привабливими для багатьох людей – ці справи прості у виконанні і доставляють задоволення, дозволяють розслабитися і приємно провести час. Тому і протистояти спокусі ними позайматися буває досить проблематично. Але робити це неодмінно потрібно.

В квадрант D можна записати такі справи як розмови по телефону з друзями про щось несуттєве, непотрібна листування або проведення часу в соцмережах, перегляд серіалів і різних «безглуздих» телепередач, комп’ютерні ігри і т. п. Звичайно, відпочивати і якось розважати себе періодично має кожна людина, але для цього існують і більш цікаві та розвиваючі способи: читання хороших книг, інтелектуальні ігри, відвідування спортзалів і басейнів, поїздки на природу і т. п. Якщо ж повністю позбавити себе від заняття справами з квадранта D не вдається чи не хочеться, то потрібно відкласти їх виконання хоча б до того моменту, коли справи з квадрантів B і C будуть виконані, а час, який буде приділятися справах квадранта D, повинне бути зведене до мінімуму. Тут буде доречна усім відоме прислів’я: «Справі час, потісі — годину».

Як тільки ви освоїте матрицю Ейзенхауера і навчіться грамотно розподіляти всередині неї свої справи, ви помітите, що у вас з’явилося задоволеного багато нового вільного часу, ви встигаєте все робити вчасно і без поспіху, всі ваші справи в порядку, цілі досягаються одна за інший, а самі ви майже завжди перебуваєте в гарному настрої і бадьорому настрої. Вся справа в організованості і зібраності. Напевно, ви і самі час від часу помічаєте, що неорганізовані люди завжди знаходяться у вирі якихось незрозумілих справ, вони весь час зайняті чимось безглуздим, але «дуже важливим», вони виглядають втомленими і роздратованими. Відмінних особливостей можна навести безліч. Але важливо не це, а те, що якщо ми з вами не хочемо мати таких результатів, то і ми повинні діяти інакше. А саме: ми повинні бути організованими, чітко розуміти, чим і коли нам потрібно займатися, і для чого ми все це робимо. І матриця Ейзенхауера для цього відмінно підходить.

Ми бажаємо вам удачі та успішного оволодіння новим навиком!