Як скласти список справ

Как составить список дел

Міста – великі мурашники, їх жителі – постійно поспішають і зайняті люди. З іншого боку – рутина, монотонність якої гнетуща. Ні, це не чергова голлівудська драма про життя в Нью-Йорку або іншому мегаполісі. Цю песимістичну картину ми намалювали, щоб показати стан справ у більшості сучасних людей. Робота, дім, відпочинок і тотальна нестача часу. З позитивного – змінити це під силу практично кожному. Організованість – важлива якість, що дозволяє контролювати своє життя. У цій статті ми поговоримо про те, як скласти список робочих і домашніх справ на день, тиждень; що для цього потрібно зробити; як спланувати свої щоденні справи, щоб вести їх більш ефективно і повноцінно жити.

Після прочитання першого абзацу у вас може виникнути скептичне відчуття, що породжує питання на кшталт: «Навіщо планувати рутину і тим самим робити її ще нудніше?». Але це не так. Складання списку справ на день і в довгостроковій перспективі на тиждень потрібно для того, щоб не допустити втрати часу, бути більш організованим і зібраним, діяти і працювати ефективно. Наведені нижче рекомендації про те, як скласти список справ, застосовні в житті і тим, у кого левова частка її проходить в офісі, і домогосподарки, і студенту.

Як скласти список справ і ефективно йому слідувати

Список справ – один з ефективних інструментів планування та організації зайнятості. У. Еко говорив, що списки допомагають нам краще розбиратися в навколишньому світі. Ми створюємо списки справ, продуктові списки, списки пам’яток, які хочемо відвідати під час відпустки. Ця проста звичка збільшує нашу денну продуктивність, дозволяє відчувати себе менш перевантаженими. Отже, як скласти список і слідувати йому?

1. Проведіть польове дослідження. В соціології використовується таке поняття як «польовий етап». Він передбачає широке всебічне дослідження предмета або явища в реальних умовах з метою збору даних для подальшого аналізу. Щоб скласти список справ, в першу чергу потрібно провести оцінку витрачається часу на те чи інше дію. Спостерігайте деякий час за собою. Перед тим, як спланувати свій день, уточніть скільки в середньому часу займає, наприклад, ділова переписка, наради, підготовка до семінарів, одним словом все, чим ви зазвичай займаєтеся. Це дозволить скласти реальний список справ, які ви встигнете зробити за свій звичайний день.

2. Плануйте заздалегідь. Єдиної думки тут немає – одні стверджують, що писати список справ краще зранку, на свіжу голову, інші, що краще це робити увечері. Кожному належить вирішити самостійно, коли йому братися за складання списку справ, з урахуванням зайнятості та багатьох особистих чинників. Але це буде сприяти ефективності однозначно. Історії відомий цікавий випадок. Сталеливарна компанія «Bethlehem Steel Company» на початку минулого століття вирішила підвищити продуктивність своїх співробітників. З цією метою був найнятий відомий у той час журналіст та експерт у зв’язках з громадськістю Айві Лі. Він доручив керівництву компанії, аж до керівників відділів, в кінці кожного робочого дня складати список справ на завтра і строго слідувати йому (братися за таке завдання лише виконавши попередній). Через 3 місяці були підведені підсумки, і результат здивував усіх. Працівники стали краще справлятися зі своїми обов’язками, більш того, вони істотно підвищили обсяги виконуваної роботи. Чи отримав заслужений чек із значною за мірками початку ХХ століття сумою – 25 тис. доларів.

3. Пишіть конкретні пункти. Якщо вам потрібно зайти в продуктовий магазин після роботи, то до пункту «Зайти в магазин» щоденнику відразу прикладіть і список покупок. У такому разі ви не втратите час на ходіння по всіх відділах з метою згадати, за чим ви прийшли. Також важливо включати в свій список справ тільки те, чим ви реально займаєтеся. Якщо у ваших планах на майбутнє почати писати статті в блог, зайнятися декоративною ліпниною або навчитися робити яйця Фаберже з бісеру – запишіть це в окремий список. А після того, як реалізуєте свою задумку, і перенесете пункт в щоденник.

4. Плануйте не тільки роботу, але і весь свій день. Для цього потрібно слідувати принципам режиму дня. Відповідні коригування потрібно вносити під час відпустки, вихідних, свят. Якщо ви сильно втомлюєтеся на роботі, не потрібно сильно наповнювати список справ на вечір, краще надайте вільний час відпочинку. Поза роботи намагайтеся ставити реальні завдання і обов’язково їх виконувати. Пункт «купити молоко по дорозі додому» потрібно реалізувати, незважаючи на те, що він незначний, а вам не хочеться стояти в черзі в супермаркеті. В іншому випадку – не вносьте його в список справ.

5. Розподіляйте завдання за ступенем важливості. Психологи рекомендують починати день з виконання декількох легких справ, які ви запланували. Це може бути, наприклад, зарядка. Суть прийому в тому, що виконавши кілька пунктів і закресливши їх у своєму щоденнику / списку справ / поставивши галочку «зроблено» у спеціальній програмі на комп’ютері, ви побачите, що слідувати плану не так важко і підбадьоритеся.

Важливі або неприємні завдання потрібно вирішувати в кілька етапів. Для цього можна скористатися методом «оброблення слона» («розрізання біфштекса»). Згідно цій техніці вся проблема – це слон, або, якщо завгодно, біфштекс. Впоратися з великим слоном самому складно, так само як і проковтнути біфштекс за раз. Для вирішення ми ділимо «слона» на кілька частин – хобот, ноги, тулуб, і кожен день вирішуємо щодо окремо взятого аспекту.

Допоможе також знайомство з основними методами тайм-менеджменту. Так, у книгах Брайана Трейсі і Девіда Аллена зібрано багато корисної інформації з детальним описом технік рішення задач, складання ефективних списків справ та багато іншого.

6. Деякі психологічні нюанси, які допоможуть слідувати списком справ:

  • Список повинен бути на виду, в такому випадку ви точно нічого не забудете. Краще записувати завдання на день кольоровим олівцем, наприклад, червоним, а не звичайним або ручкою. Сприйнятливість людського мозку до яскравих кольорів вище, отже, такий список буде краще привертати увагу.
  • Не ставте в свій список більше 7 пріоритетних пунктів на один день. У вас просто не вистачить часу, щоб зробити все. І що ще гірше – ви почнете хвилюватися, що не встигаєте впоратися з усім, і розчаруєтеся у своїй здатності вести список справ.
  • Багато людей, особливо творчих професій, і домогосподарки, які виховують дітей, що страждають неуважністю, можуть відволікатися від основного заняття. Для них рекомендують дублювати список справ і розміщувати його в кількох місцях – біля комп’ютера, на двері холодильника.
  • Навіть якщо попередні спроби вести список справ не увінчалися успіхом, спробуйте його вести хоча б кілька днів. Це дозволить уникнути зайвого стресу і нічого не забути. Крім того, ви переконаєтеся, що складання не складно, головне – записувати свої справи систематично і використовувати при цьому наведені вище рекомендації.
  • Деякі тренери стверджують, що дотримуючись списку справ, людина підвищує свою ефективність і продуктивність. Також якщо ви не виконаєте щось із запланованого це буде служити докором і мотивувати на дію в майбутньому.
  • Слідуючи вимогам об’єктивності та справедливості, зазначимо, що є думка, згідно з яким постійне використання списків справ може привести до деякої атрофованості функції запам’ятовування. Це загрожує тим, що людина, що відправився в магазин і при цьому залишив список покупок будинку, може багато чого з нього забути купити. Щоб такого не відбувалося, рекомендуємо пройти тренінг з розвитку пам’яті, а також тренувати пам’ять та інші здібності людського мозку.

Корисні інструменти планування

Для того щоб нічого не забувати, рекомендується постійно тримати аркуш паперу під рукою. Якщо ж ви віддаєте перевагу сучасним електронним гаджетам та ежедневникам, то крім стандартних органайзерів і текстових редакторів, вам можуть бути корисні наступні додатки:

Remember The Milk

Найвідоміший інструмент для планування і ведення списку справ. Популярний у багатьох країнах, багатофункціональний, зручний. Є можливість завантаження клієнта для різних платформ.

Wunderlist

Багатоплатформний електронний список справ. Безкоштовна версія має майже весь функціонал платною. Можливість створення колективного списку.

Any Do

Відомий електронний планувальник. Володіє всім необхідним для такого роду програм функціоналом. На сайті доступні версії для Android і iOs платформи, для браузера Google Chrome.

Відгуки та коментарі

Якщо ця стаття допомогла вам, ви хочете подякувати авторів, висловити незгоду з описаними методами і прийомами або просто поділитися своїми міркуваннями, залиште коментар нижче.