Тайм-боксинг — це техніка роботи зі списком завдань, коли на виконання певних дій людина закладає фіксований період часу, званий тайм-боксом. Її часто застосовують для управління проектами, організації колективних сесій генерації ідей, в особистому плануванні. По суті, це більш загальний варіант відомого методу помідора.
Щоб почати застосовувати цю техніку, в першу чергу потрібно призначити певну кількість тайм-боксів (припустимо по 30 або 50 хвилин) для своїх завдань. Наприклад, ви пишете статтю і вирішили виділити на неї не менше 40 хвилин у своєму розкладі. В ідеалі потрібно її закінчити, але якщо часу є лише 40 хвилин — не біда, переходьте до наступної задачі.
Найкраще суть тайм-боксингу можна зрозуміти на такому прикладі. В компанії проходить підсумкова нарада. Глава кожного департаменту представляє звіт з результатами роботи за рік. На все про все у нього 10 хвилин. По їх закінченню свою доповідь відразу починає колега з іншого відділу. Теоретично це звучить просто, але на практиці може виявитися складним. Давайте подивимося, які типові складності зазвичай виникають і як з ними впоратися.
1
Жорсткі і м’які тайм-бокси
Говорячи простою мовою, це жорсткі і м’які часові рамки. Ось в чому їх відмінність:
- Коли закінчується час для м’якого тайм-боксу, ви вирішуєте, чи потрібно ще виділити додаткові десять-двадцять хвилин на завдання або переходити до наступної.
- Коли закінчується час для жорсткого тайм-боксу, ви припиняєте займатися поточною діяльністю.
Обидва типи корисні.
Сигнал мобільного телефону (чи гаджета, на якому проводиться відлік часу) під час м’якого тайм-боксу дає зрозуміти, що потрібно або прийти до певного результату або встигнути завершити завдання. Він дозволяє сконцентруватися і видати максимум, на що ви здатні. Недоліком такого підходу є бажання працювати дуже довго: деколи тайм-бокс може збільшитися в кілька разів, та ще й не для самого важливого справи. І все ж якщо оволодіти саме цьому типом роботи досконало, це допоможе підвищити фокус і продуктивність.
При жорстких тайм-боксах ви залишаєте справу незалежно від ступеня його виконання. Суть в тому, щоб навчити себе працювати в жорстких рамках і вміти цінувати час. Через кілька подібних сеансів ви краще почнете «відчувати» час.
Заздалегідь визначте, жорстким або м’яким тайм-боксом будете користуватися.
2
Візуальне час
Використовуйте спеціальні таймери або програми для телефону. Час повинно бути візуальним, відчутним. Якщо ви використовуєте тайм-боксинг в роботі з командою, то можете знайти модератора — людини, яка буде нагадувати про час, що залишився, а також про те, що потрібно дотримуватися інструкцій і не відхилятися від теми.
3
Плануйте заздалегідь
Якщо ви хочете винести тему на обговорення для своєї команди, заздалегідь повідомте людям, скільки у них буде часу. Але до цього ретельно подумайте, яке його кількість буде оптимальним. Що це означає? Часу не повинно бути ні занадто багато, ні занадто мало. Але найкраще, щоб його було трохи менше, ніж це справа зазвичай займає. За таких обставин не виникає спокуси відволіктися на щось несуттєве.
4
Максимальна довжина
Є максимальна довжина для тайм-боксу? На цей рахунок є різні думки, але вважається, що він не повинен перевищувати 45 хвилин. Цього достатньо для високої концентрації. Протягом цього часу людина здатна працювати, не відволікаючись.
Але що, якщо завдання явно вимагає більшої кількості часу? Тоді розділіть його на декілька тайм-боксів. А який мінімум? Від 2 хвилин. Ви напевно пам’ятаєте правило Девіда Аллена: «Якщо щось можеш зробити за дві хвилини, це має бути зроблено негайно».
Будьте креативні і постійно експериментуйте над собою. Якщо пишете роман, спробуйте виділити тайм-бокс на 10 хвилин сьогодні і 45 на завтра. Оцініть результати. Все залежить від людини, тому тут не може бути строгих законів, тільки рекомендації.
5
Перерви
Перерви дуже важливі. Щоб уникнути емоційного вигорання, потрібно не працювати до посиніння, а давати собі кілька хвилин на відпочинок і відновлення.
Фахівці з тайм-менеджменту радять дотримуватися такої схеми: 45 хвилин роботи + 15 хвилин відпочинку. А через кожні 90 хвилин слід брати 20 хвилин відпочинку.
Втім, знову ж таки: все залежить від вас. Експериментуйте і оцінюйте результати на довгому періоді часу — тижні або місяці. Як ви себе почуваєте в неділю ввечері? Виснажені, виснажені? Тоді часу на перерву слід виділяти більше.
6
Які техніки схожі на тайм-боксинг?
Ось методики, які ви можете використовувати:
- Двохвилинне правило Девіда Аллена.
- Техніка Pomodoro.
- Годину сили: техніка, суть якої полягає в тому, щоб хоча б раз на день виділяти 60 хвилин і працювати над завданням без перерв і відвернень. Ніякого телефону, електронної пошти та соціальних мереж.
- Методика Workstation Popcorn: ви ділите велику справу на три однакових часових відрізки. Кожному з них призначаєте визначене місце роботи. Наприклад, в кафе, вдома за столом і на природі.