Як працювати швидше і розумніші

Как работать быстрее и умнее

Work smarter, not harder

Ми всі, хто часто, хто час від часу, опиняємося в такій ситуації, коли потрібно зробити певне завдання в стислі терміни, але в силу різних причин не встигаємо. Хтось швидко «перегорає», втрачаючи стартовий запал, хтось навпаки довго запрягає. Прокрастинація, лінь, незібраність – причин багато. І навряд чи в світі знайдеться така людина, якій не знайомі подібні ситуації. Ситуації, коли сили і енергія йдуть на блаженне «нічогонероблення», хоча згодом, так чи інакше, необхідне доводиться виконувати. «Робота не вовк – у ліс не втече», – поганий підхід і з точки зору мотивації, і як показник ставлення до роботи. Він не сприяє виділення пріоритетів і, як результат, призводить до такого стану справ, коли вже неможливо зрозуміти, з якого місця починати і за що братися в першу чергу. У підсумку, все ж пересилив себе і почавши робити потрібне, наша працездатність від відчуття почуття повної безпорадності сильно страждає. Щоб цього не відбувалося – потрібно побороти в собі звичку відкладати на потім. Рецепт такий: трохи сили волі, абсолютна фокусування на завданнях і протистояння марним витратам часу.

У цій статті ми підібрали деякі прийоми, покликані допомогти в розвитку звички працювати продуктивно, швидко і з розумом!

1
Структуруйте і завдання розбивайте

Уміння структурувати – корисний інструмент планування. Користуйтеся інтерактивними помічниками («Google Keep», «Notes», «Evernote»), підручними органайзерами (щоденники, блокноти, стікери). Складайте графік роботи і звільняйте вашу пам’ять від цієї інформації. Також візьміть на озброєння принцип «великий шлях починається з маленького кроку», який не раз довів свою ефективність. Головне – почати робити. Та легше його втілити – працюючи поступово, справляючись з завданням по частинах. Виконуючи кожну з них, ви потроху наближаєтеся до досягнення глобальної мети. Крім того, буде спрацьовувати психологічний ефект – ви будете відчувати задоволення, по черзі викреслюючи зі списку справ новий пункт. Така собі психологічна пастка. Але при цьому не забувайте і про відпочинок – ваша продуктивність від нього залежить не менше, ніж від уміння організовувати саму роботу.

2
Ніякої мультизадачності

Про це ми писали раніше, а зараз зосередимося лише на розгляді слабких і сильних сторін фокусування на кількох завданнях одночасно. Слабкі сторони: ви не сконцентровані, приділяєте потроху уваги відразу декількох дій, в результаті – не робите якісно жодне з них. Ці спостереження не індивідуальні, а доведені наукою –мозок людини не може приймати і аналізувати інформацію, будучи однаково сфокусованим на різних справах. Але є і сильні сторони – при тривалих тренуваннях у вас все ще є шанс стати схожим на Юлія Цезаря і робити три справи одночасно. Правда, робити їх більшість людей все одно буде абияк. Тому важливо зрозуміти, що багатозадачність – це не кілька справ за раз, а швидке перемикання між завданнями і чергування їх з відпочинком.

3
Знайте межу між терміновим і важливим

Перед тим, як взятися за ту чи іншу справу, перевіряйте його пріоритетність. У цьому найкраще вам допоможе матриця Ейзенхауера, використовуючи яку можна отримати наочне підтвердження того, яким справам ви приділяєте і яким повинні приділяти час. В ідеальних умовах строкових і водночас важливих справ потрібно не допускати. Але ще важливіше – розділяти термінові і неважливі справи і важливі, але не термінові. Більше уваги, звичайно ж, слід приділяти другим, інакше, працюючи над тим, що терміново, але не важливо, руки у вас так і не дійдуть до дійсно важливих справ. Тому плануйте свій час так, щоб виконувати задачі не тільки по мірі їх надходження, але і в порядку важливості.

4
Виключіть відволікання

В першу чергу тут йдеться про гаджетах і веб-серфінгу. Переведіть телефон в беззвучний режим і приберіть подалі (якщо робота, звичайно ж, дозволяє зробити такі маніпуляції), вимкніть повідомлення про нові повідомлення в соціальних мережах і поштою, якщо знадобиться – встановіть спеціальні програми, які будуть на час блокувати доступ до певних інтернет-ресурсів. Після цього беріться за роботу. Ви побачите, що, в кінцевому рахунку, можете зробити більше, якщо будете залишатися сфокусованими на завданні, розібравши вхідну пошту і відповівши на дзвінки пізніше. Але не виключено, що, навіть максимально убезпечивши себе від витоків часу, ви все одно не будете просуватися вперед у виконанні роботи (у таких випадках і стіни можуть здаватися цікавими). Проте спробувати варто.

5
Робіть перерви

Дослідженнями підтверджено – концентрація уваги залишається надзвичайно високою протягом 30 хвилин – години. Тому раціональним рішенням буде робити невеликі перерви (наприклад, 20% від проведеного за роботою до цього часу). Під час таких міні-перерв можна зробити невелику зарядку для тіла і очей, провести короткий сеанс медитації, заварити чай, або ж просто помилуватися видом з вікна. Але це може виявитися нездійсненним для тих, хто працює, наприклад, в офісі. У такому разі слід «винайти» інші перерви – після напруженої роботи ті ж відповіді на вхідні листи або інша механічна робота стануть для мозку відмінною перезарядженням.

6
Політика «закритих дверей»

Ще одне джерело відволікання – оточуючі вас люди. Часто не телефони і планшети, а саме друзі, родичі, знайомі та колеги найбільше нас відволікають. І приступаючи до роботи, дуже важливо їх попередити про те, що ви будете зайняті і вас краще не турбувати. Це не грубість, а вимушений захід. Таким чином, ви виключите і пряме відволікання, і непряме – ніхто у вас на очах не буде займатися тим, чим хотілося б у даний момент займатися вам. Забезпечте собі сприятливе середовище і беріться за роботу – це, безсумнівно, позначиться на якості та швидкості роботи.

7
Уявіть кінцеву мету

Візуалізуйте результат з самого початку. Зосередьтеся на тих відчуттях, які ви відчуєте, коли завершите завдання. І продовжуйте залишатися сфокусованим на ньому до завершення роботи. Так ви не ризикуєте звернути з шляху, оскільки точно знаєте, що чекає вас в кінці і який крок потрібно зробити наступним.

8
Святкуйте маленькі перемоги

Будь-які масштабні проекти вимагають великої кількості дій для своєї повної реалізації. Тому винагороджуйте себе за кожен пройдений етап – з’їжте що-небудь смачне, купіть нову річ, сходіть в кіно. Це допоможе виробити позитивні установки і посприяє мотивації. Робота буде легше просуватися, якщо кожне успішне дію буде асоціюватися з чимось приємним.

9
Вмійте говорити «ні»

Про важливість пріоритизації ми вже говорили вище. Але успіх в цьому відношенні залежить не тільки від уміння не відволікатися на другорядні завдання, дотримуючись головної мети. Потрібно відкинути бажання зробити все ідеально. Пам’ятайте про принцип Парето – час на шліфовку завдання у вас точно буде. Також важливо вміти захищати свої інтереси – допомогу колезі з його частиною роботи це добре, але забирає час, який потрібно безпосередньо для роботи вам. Але тут важливо знайти баланс, так як принцип «кожен сам за себе» ризикує відірвати вас від колективу.

10
Перестаньте повторювати, як ви нещасні

Скаржитися в цілому не найкраща звичка. Змінити ситуацію завжди можна, навіть якщо вина за «завали» лежить не на вас, але з їх наслідками ви постійно стикаєтеся. Підживлюйте свій дух і мотивацію позитивними установками. Використовуйте афірмації, повторюючи собі, що ви йдете до наміченої мети. Спробуйте – і ви побачите, що ставлення багато чого змінює.

Відгуки та коментарі

Поділитися власним досвідом і обговорити цю статтю можна в коментарях.