Що таке продуктивність? Багато хто небезпідставно вважає, що це вміння концентруватися на одній задачі, розбивати її на складові і не відволікатися. Інші вважають, що головне — організувати робочий простір і навчитися делегувати справи. Мають рацію і ті, і інші.
Продуктивність можна виразити простою формулою:
Мінімум витраченого часу + Максимум досягнутих результатів = Продуктивність
Це вміння працювати не більше, а розумнішим. Як? Що ж, це не швидкий процес. У ньому не можна за добу досягти досконалості, але можна поступово прогресувати. Зрештою, це навичка, тільки ось він складається з безлічі інших більш дрібних звичок. А тому, прочитавши цю статтю, ви не станете продуктивними. Потрібна планомірна робота по впровадженню в життя певних принципів. Про них йтиметься далі.
1
Збільшуйте концентрацію
Чому це настільки важливо, що даний рада стоїть на першому місці? Концентрація подібна лазеру, який може за кілька хвилин зробити те, чого не зможе звичайний промінь за годину. Якщо ви зосереджені, значить зводите відволікання до мінімуму і можете завершити роботу в кілька разів швидше. Це очевидно.
Сконцентруватися на одній задачі буває ой як нелегко. Заважають люди, свої звички, обстановка. Як бути? Потрібно слідувати деяким простим правилам.
Крок перший: розвантажите свій мозок
Ми входимо в кожну задачу в певному стані і багажем у вигляді емоцій і думок. Це внутрішні відволікаючі фактори, які не дозволять повністю зосередитися на роботі.
Знаючи це, візьміть аркуш паперу і напишіть на ньому всі свої незручні, неприємні думки, які заважають взятися за завдання. Перерахуйте всі відволікаючі моменти.
Після цього просто відпустіть свої думки. Дайте собі слово, що повернетеся до них, коли закінчите роботу.
Крок другий: проясніть, чого саме ви хочете
Концентрація вимагає наявності фокусу і правильного напряму. Іншими словами, це вимагає знання ваших цілей. Запитаєте себе:
- Чого я хочу досягти прямо зараз?
- Що конкретно я хочу зробити за відведений час?
- Як саме я буду виконувати цю задачу?
Тепер, коли ви розумієте свою мету, розгляньте послідовність кроків, необхідних для виконання цього завдання. Наш мозок любить прогрес, закономірності і передбачуваність, тому перерахування цієї послідовності кроків поліпшить рівень концентрації.
Крок третій: підготуйте робоче місце
Здатність концентруватися повністю залежить від робочого середовища. Якщо робочий стіл брудний і захаращений, то рано чи пізно це почне відволікати.
Знайдіть час і очистіть своє робоче місце. Переконайтеся, що всі потрібні інструменти знаходяться в межах досяжності.
Продуктивність — це вміння працювати ефективно, а значить за мінімум часу треба зробити максимум роботи. Коли робоче місце не прибрано, легко втратити фокус і почати відволікатися.
Крок четвертий: виключіть відволікання
Рівень концентрації часто пов’язаний зі здатністю ефективно реагувати на відволікаючі фактори. Або виключити їх, щоб не реагувати. Визначте, що вас відволікає і на час роботи над завданням позбавтеся від цього. Почніть з телефону.
Крок п’ятий: розбийте завдання на маленькі підзадачі
Раніше ви визначили послідовність кроків, необхідних для ефективної роботи з завданням. Тепер прийшов час розбити цю послідовність на етапи. У тайм-менеджменті такий прийом називається «біфштекс з слона». «Слон» дуже великий і з’їсти його за неймовірно складно. А ось з маленькими шматочками все значно простіше.
Легко відчути приголомшення, якщо завдання здається занадто великою. Не намагайтеся братися за все відразу. Замість цього розбийте її на підзадачі і працюйте послідовно.
Крок шостий: визначте часові ліміти і крайній термін
У чому їх відмінність? Часовий ліміт — це коли ви ставите за мету, наприклад, опрацювати 25 хвилин без відволікань. Крайній термін — це коли вирішили, що, скажімо, відео потрібно змонтувати до понеділка. Обидва методу надзвичайно ефективними і краще всього працюють у зв’язці.
Коли ви ставите часовий ліміт, то мозок починає працювати в невеликій поспіху, що не дозволить йому відволікатися на що-небудь ще. Можна працювати по 25-30 хвилин, повністю концентруючись на одній задачі.
Дедлайн ж має бути збудований мудро. Якщо ви виділили тиждень на задачу, яка вимагає місяці, це може вбити мотивацію і бажання над нею працювати. Якщо ж дати собі місяць на роботу, яку можна виконати за тиждень, вона і займе 30 днів.
Зосередивши всі свої сили на досягненні поставлених цілей, ви виявите, що рівень концентрації значно виріс.
2
Вивчіть кілька критично важливих навичок тайм-менеджменту
Нижче наведено набір навичок, над якими потрібно працювати в першу чергу, щоб стати набагато продуктивніше.
Комп’ютерна грамотність
Покращуйте свою комп’ютерну грамотність, навчившись використовувати певні програми і швидко друкувати: це дозволить скоротити час, енергію і зусилля, які потрібні для виконання визначених завдань і дій.
Навіть просто вивчити гарячі клавіші — відмінний спосіб виграти купу часу і сконцентруватися. Це допоможе працювати набагато швидше і не відволікатися почому дарма.
Творчий потенціал
Творче мислення дозволить вам розробляти унікальні ідеї, які допоможуть заощадити час і стати більш продуктивними протягом дня.
Критичне мислення
Здатність критично мислити дозволить витрачати менше часу на сам процес мислення і більше — на виконання та реалізацію.
Вміння доручати завдання іншим
Навчіться правильно делегувати завдання іншим, особливо в тих випадках, коли якість роботи точно не постраждає. Деколи краще платити комусь за рутинну роботу — це ефективніше, ніж робити її самому. Зосередьтеся на тому, що навряд чи хтось зможе зробити.
Переговорні навички
Іноді невміння домовлятися впливає на те, що години, а то і дні будуть втрачені даремно. Адже якщо не домогтися згоди з важливого питання, то справа може зрушити з мертвої точки.
Вивчаючи мистецтво ведення переговорів, ви зможете швидко досягти згоди і зосередитися на інших питаннях.
Емоційний інтелект
Всякий раз, коли негативні емоції диктують нам рішення, ми втрачаємо час і стаємо непродуктивними. Емоційний інтелект дозволяє навчитися контролювати свої почуття.
Вміння швидко читати
Чим швидше ви навчитеся читати і поглинати інформацію, тим більше зможете дізнатися за менший час. Тому радимо пройти курс по швидкому читанню.
3
Навчіться уникати пасток, які крадуть ваш час
Важливо не тільки навчитися працювати швидко, але і знати, на що ми витрачаємо більшість часу даремно. Тобто, коли ця діяльність дає нам мінімальну, а то і зовсім негативну вигоду.
Ось деякі з цих пасток.
Уникайте прокрастинації і ліні
Може здатися дивним, але прокрастинація і лінь — це теж звички. Ними є все, що повторюється раз за разом і є автоматичним.
Наприклад, коли ви приходите додому з роботи, що робите першим? Лягайте перед комп’ютером або телевізором, щоб провести таким чином весь вечір? Якщо так, то, швидше за все, ви просто лінуєтеся. Зрозуміло, що день видався складним, але щоб досягти успіху в житті, просто необхідно багато працювати.
Лежати перед телевізором — це ніякий не відпочинок, тому що така діяльність викликає стрес і непотрібні думки. Набагато продуктивніше присвятити час ведення щоденника або медитації.
З прокрастинацією все ще складніше. Ви придумуєте самі різні відмовки для того, щоб відкласти важливу справу. У підсумку, англійська мова вчиться впродовж 5 років без помітних успіхів, здоров’я залишає бажати кращого, а заробітна плата підвищується так повільно, що ледве встигає за інфляцією.
Уникайте пастки очікування
Якщо ви чекаєте в черзі ось вже кілька десятків хвилин, це означає одне: ви просто втрачаєте час, в той час як можна зробити щось корисне і що принесе почуття задоволення. Прочитайте корисну статтю, пограйте в розвиваючу гру, пройдіть тест з англійської. Все це краще, ніж просто стояти в черзі і нервувати через те, що вона рухається повільно.
Хтось не може взятися за іншу справу, коли очікує важливого дзвінка. Тому потрібно усвідомлювати, що ви потрапили в пастку очікування і тут же зосередитися на тому, що можна зробити зараз.
Уникайте постійних відвернень
Різні дослідження показують, що після відволікання людині потрібно від 5 до 20 хвилин, щоб ментально повернутися в робочий стан. Тільки подумайте про те, скільки це забирає часу.
Щоб уникнути цих випадків, просто повідомте іншим, що не будете доступні протягом певного періоду часу, і не хочете, щоб вас турбували, якщо це не є надзвичайною ситуацією.
Уникайте звички бути постійно зайнятим
Постійна зайнятість — це ще одна форма прокрастинації. Є безліч справ, якими начебто потрібно зайнятися протягом дня, але які абсолютно не несуть ніякої цінності і мало впливають на основні цілі та завдання.
Поверніться до правилом 80/20 та візьміть зобов’язання працювати над 20% завдань, які дають 80% результату. Для когось це може бути робота і саморозвиток — все інше доведеться або відкласти, або виключити.
Уникайте технологічної звички
Технології — це добре, якщо їх використовувати таким чином, щоб це приносило користь довготерміновим цілям і завданням. З іншого боку, якщо ними зловживати, то вони можуть забирати дорогоцінний час.
Надмірний серфінг в інтернеті, перевірки електронної пошти, перегляд телевізора, розмови по телефону і листування — все це, швидше, зовсім вам не потрібно.
4
Навчіться мислити продуктивно
Продуктивність вимагає особливого типу мислення, при якому ви починаєте ставитися до свого часу настільки серйозно, що воно стає частиною особистості.
Важливо розуміти, що метою тут є довгострокова продуктивність. Будь-може бути продуктивним у короткостроковій перспективі.
Проте для цього потрібен певний вид мислення для підтримки високого рівня продуктивності. Довгострокова продуктивність не означає, що ви повинні орієнтуватися на кінцеву мету або результат. Насправді навпаки. Це означає зосередити увагу на процесі, а не на результати.
Можливо, ви помітили, що тайм-менеджмент змінився в останні роки. Якщо раніше його адепти говорили про те, як важливо орієнтувати свою увагу на результатах, то сьогодні все частіше говорять, що саме від такого підходу виникає стрес. Важливо отримувати задоволення від самого процесу. Вам вирішувати, чию сторону прийняти. Багато люди концентруються на результати своєї роботи і відчувають себе цілком непогано (як вони стверджують).
Після такого довго вступу, давайте подивимося, як мислять продуктивні люди.
Вони знають, чого хочуть
Продуктивні люди завжди знають, чого хочуть в довгостроковій перспективі, і тому розуміють, що повинні робити в короткостроковій перспективі. Непродуктивні ж бачать лише те, що знаходиться перед носом і не можуть розробити власну стратегію.
Протягом дня продуктивні люди, звичайно, концентруються на тому, що важливо тут і зараз, але вони нагадують собі про довгострокових цілях постійно, день за днем. І іноді вони здатні жертвувати миттєвим заради майбутнього.
Вони задають собі два питання:
- До чого я рухаюсь?
- Яким буде загальний прогрес, якщо я виконаю конкретно цю задачу?
Якщо з’ясується, що ніякої користі для майбутнього немає, ви їх з місця не зрушить. Але якщо вона є, тоді вони будуть працювати над завданням з великою мотивацією, концентрацією і почуттям мети.
Вони знають свої сильні сторони
Продуктивні люди знають свої сильні сторони. Вони розуміють, у чому гарні, а в чому немає. Вони зосереджені на роботі над своїми сильними сторонами і часто шукають зовнішню допомогу в інших областях. Так, в якийсь момент такі люди фокусуються на слабкостях, тому що прагнуть бути різнобічними, але сильні сторони мають бути перш за все.
Вони нагадують собі про своїх сильних сторонах, задаючи собі наступні питання:
- Які мої сильні сторони?
- Розкриває ця задача мої сильні сторони?
- Якщо так, то як я можу використовувати свої сильні сторони для підвищення своєї продуктивності?
- Якщо ні, то хто мені допоможе впоратися з цим завданням?
Вони фокусуються на цьому
Незважаючи на те, що продуктивні люди знають про своїх довгострокових цілях та завданнях, вони залишаються усвідомленими і знаходяться в теперішньому моменті. Це їм потрібно, щоб переконатися, що вони працюють над завданням найоптимальнішим чином.
Для цього вони часто задають собі пару критичних питань:
- Працюю я над завданням найбільш оптимальним та продуктивним чином?
- Чи є спосіб, за допомогою якого я можу зробити цю роботу краще і швидше?
Працюючи над завданням, вони не погоджуються з тим, що є один спосіб зробити що-то. Вони завжди шукають кращі, швидкі і розумні способи виконання роботи.
Вони не бояться сказати «ні»
Продуктивні люди розуміють цінність свого часу. Вони розуміють, наскільки важлива кожна хвилина. Занадто багато відволікаючих факторів протягом дня можуть повністю зіпсувати намічені плани.
Саме тому вони розуміють цінність слова «ні» для непотрібних і малозначних відволікаючих чинників, запитів, які просто не додають ніякої довгострокової цінності.
Багато люди відволікаються, тому що у них немає остаточної мети. У них немає загальної картини і результату, до якого вони прагнуть. Однак продуктивні люди тримають свої основні цілі та завдання на передньому плані свого розуму. В їх голові наче є фільтр, який відсіває все непотрібне.
Вони розвивають продуктивні навички
У продуктивних людей дуже специфічні звички і ритуали, які, звичайно, будуть варіюватися від людини до людини. Однак у багатьох з них є дещо спільне. Це три звички в трьох областях:
- Режим сну. Вони прокидаються рано, після чого працюють кілька годин до обіду. Потім відпочивають. Лягають спати вони зазвичай до півночі.
- Автоматизація задач. Всі рутинні завдання повинні виконуватися за один присід, щоб не заважати творчій роботі до і після.
- Суворі терміни. Вони допомагають їм зосередитися і дозволяють працювати з деяким відчуттям невідкладності.
Звичайно, є й інші продуктивні звички. Так що якщо у вас є свої ідеї і пропозиції, залишайте їх у коментарях.
І на завершення — відео про підвищення продуктивності:
Бажаємо вам удачі!
Сподобалася стаття? Приєднуйтесь до наших спільнот у соцмережах або каналу в Telegram і не пропускайте вихід нових корисних матеріалів:
TelegramВконтактеFacebook