Прокрастинація (або просто – зволікання, затягування, відкладання справ) є тим, з чим стикаються і змушені боротися багато людей. Для цієї мети створені і застосовуються різноманітні техніки тайм-менеджменту і підвищення продуктивності, які дозволяють взяти під контроль свій час і справи. Але чи завжди вони зрозумілі і доступні для використання всіма? Чи можна їх назвати універсальними методиками, які дають гарантований результат? Швидше за все, немає. Самі творці говорять, що запропоновані рішення потребують індивідуальної настройки. Тому в даній статті ми хочемо познайомити вас із тими основами, а заодно і найпростішими способами управління часом, з яких починається будь-яка техніка, методика, система. Зрозумівши і привчивши себе їх використовувати, вам стане набагато легше управляти станами, братися за будь-які справи в потрібний час і завершувати почате.
Але на початку невелика філософська ремарка. Ймовірно, якщо ви читаєте цю статтю, то вже розумієте що «хорошого» часу для більшості рутинних справ не буває ніколи. Якщо ж ви тільки знайомитеся з тайм-менеджментом, то це знання варто взяти на озброєння. Потрібно запам’ятати, що відповідний час залежить від ситуації, інших людей, нашого стану і відносини, одним словом – від багатьох чинників, які самі по собі невизначені. Зручного моменту можна чекати роками і саме по собі таке ставлення до життя потрібно викорінювати. Чому? Тому що додатковий час на що-небудь саме по собі нізвідки не з’явиться. Його потрібно навчитися знаходити з стандартних доби, 8 годин з яких ви працюєте і ще 7-8 спите. Як? До відповіді вас може підштовхнути матеріал нижче.
1
Структуруйте ваш час
Це включає не тільки ведення списків справ, але і вказівка часу на кожну із завдань, їх розподіл і попеременную роботу. Жорстке планування спочатку може здаватися абсолютно безглуздою витівкою, але тільки так ви зможете привчити себе не просто слідувати списку справ, але і дотримуватися встановленого часу. Це важливо оскільки, складаючи список завдань, ми часто впевнені, що будемо старанно виконувати всі обов’язки, але на ділі – робота аморфна. То клієнт подзвонить і відніме 15 хвилин часу, то частина роботи не може бути виконана в строк з незалежних від вас причин. Встановлюючи для себе не тільки обсяг роботи, але і час на її виконання, ми опиняємося під подвійним тиском. У вас спочатку може не виходити, але незабаром ви навчитеся досить чітко визначати час, необхідний на ту чи іншу роботу. До того ж, не варто забувати і про своєрідний мотиваційному змаганні – задаючи собі рамки, ви інстинктивно будете прагнути до того, щоб встигнути зробити роботу в строк, що у свою чергу буде виключати деякі зволікання.
До речі, тим, хто шукає більш функціональний, але в той же час, такий же простий інструмент планування, як і списки справ, рекомендуємо спробувати використовувати канбан-дошку. Сьогодні є багато ПО, що дозволяє безкоштовно використовувати цю методику. Завдяки їй, ви отримаєте не просто список, а інтерактивний інструмент, який дозволяє контролювати час і процес виконання різних завдань.
2
Встановіть причину прокрастинації
Важливо знати, що ви боретесь не з абстрактними тяганиною часу, а з конкретними своїми діями, які і стають їх причиною. Відкладання, уникнення, небажання – це все лише визначення, що описують характер, але не є суттю. Як і конкретні їх прояви – комп’ютерні ігри, безцільний серфінг в Інтернеті, колективні чаювання в офісній їдальні в робочий час і багато іншого. Причини цього можуть бути набагато глибше, ніж банальне «немає сил» або «зараз просто не хочеться».
Розглянемо таку ситуацію. Світлана давно мріє, хоча ні – предметно хоче вести блог і ділитися своїми думками зі світом. Але постійно щось стає на шляху досягнення цієї мети – спочатку вона планувала це зробити в найближчі вихідні, але була зайнята на дачі/допомагала подрузі з переїздом, на наступних вихідних керівництво компанії відправило її у відрядження, через тиждень часу у неї вистачило тільки на те, щоб почати знайомство з «Blogger». Та й у цілому, коли видається вільна хвилина, вона воліє зайнятися чимось іншим або просто відпочити. Так у чому причина? Вона не в описаних ситуаціях, а, наприклад, в тому, що підсвідомо наша героїня турбується про долю блогу в силу низької самооцінки своїх здібностей. Вона просто уникає конкретних дій. І в той день, коли їй не потрібно буде ні на дачу, ні у відрядження, все одно знайдуться десятки інших причин не працювати в цьому напрямку. Очевидно, що тут потрібно долати причину, яка знаходиться не в області тайм-менеджменту.
3
Розвивайте дисципліну
Яким би нелюбом для більшості з нас не було слово «дисципліна», саме з неї повинна починатися боротьба з лінню, дротиками, неорганізованістю. Важливо розуміти, що дисципліна це не те, що обмежує вашу свободу, а те, що вносить у життя порядок, вчить робити те, що потрібно в даний момент без озирання на хвилинні бажання, емоції, стани. Без цього ніякі списки справ і системи тайм-менеджменту не працюють, та й не зможуть працювати.
В одній з попередніх статей ми вже ділилися з вами рекомендаціями Стіва Павичі на тему розвитку самодисципліни. Тут лише вкажемо на важливість позитивної мотивації під час вироблення в собі звички. Чому це має значення? Не кривлячи душею – ми не дуже любимо різного роду обмеження. А дисципліну, як готовність слідувати встановленому порядку, наш мозок дуже легко плутає з обмеженням. Щоб зробити це, потрібно підкріплювати своє рішення і перші кроки на шляху підкорення часу спеціально розробленою системою заохочень. Для одних це десерт, для інших – покупка якоїсь дрібнички. Ними ви можете нагороджувати себе за «досягнення» – зосереджену роботу протягом певного періоду, дотримання списку справ і т. д.
4
Задійте емоції
Ні для кого не стане відкриттям, що людина в своїх діях керується не тільки логікою і холодним розумом, але й емоціями. Це знання можна застосувати і для боротьби з прокрастинацією. У кожного з нас є свої джерела натхнення, що змушує, «заводить» і штовхає до дії. Вдавайтеся до їх допомоги кожен раз, коли в черговий раз на вас нахлине хвиля пасивності. Автора цих рядків, коли бажання виходити ввечері на пробіжку немає абсолютно, буквально виганяє з квартири знаменита «Eye of the Tiger». Банально, але саме вона ще з дитинства асоціюється з чимось героїчним, з очікуванням звершень і якимось, властивим тільки дитинству, піднесенням духу. При цьому музика – лише один з інструментів. У кожної людини їх є кілька: цитати, кіноцитати, книги, близькі люди, кинуті собі виклики. Мотивуйте себе, підключайте емоції – використовуйте цей важіль для того, щоб виходити з стану прокрастинації і переходити до активних дій.
5
Примушуйте себе
По своїй природі більшість людей інертні. І що ще приємніше усвідомлювати – ліниві. Отримуючи очікуване, ми швидко звикаємо до цього й намагаємося без потреби не виходити зі своєї зони комфорту, уникаючи незвіданого. Бажаючи змінити своє життя, навіть на рівні складання списку справ, слід бути готовим до того, що легко не дасться. Тому потрібно вміти примушувати себе. Почасти це справа дисципліни. Частково – здатності переконати себе полюбити речі, які ви можете ненавидіти зараз. Головне – почати робити. Через силу, без бажання і ентузіазму, але почати. Через деякий час, коли психологічний бар’єр буде подолано, ви зрозумієте, що насправді це набагато легше, ніж здається. Досить привнести в справи трохи усвідомленості і вчасно сказати собі щось на кшталт «Не час лінуватися, треба працювати». Спробуйте контролювати себе й самі в цьому переконаєтеся.
Відгуки та коментарі
Удачі вам у підвищенні продуктивності! Своїми способами справлятися з прокрастинацією і думками з приводу статті діліться у коментарях.